חשבונית המס ממלאת מספר תפקידים חשובים במערכת היחסים שבין נותן השירות ללקוח, וכן גם כמובן בינו לבין שלטונות המס – בעיקרה, חשבונית מס היא דרישה לתשלום עבור שירות שניתן ואין זה משנה אם מדובר על מכירת מוצרים, שירותים טכניים ואחרים ועוד.
בכל חשבונית מס של עוסק מורשה או חברה בע"מ יש צורך לרשום את הסכום לתשלום ולצידו את מס הערך המוסף. על פי החשבונית מקבל מגיש החשבונית תשלום אשר יכול להתבצע במספר דרכים שונות – במזומן, צ'ק, העברה בנקאית וכו'. המע"מ המשולם על ידי הלקוח ואשר נגבה על ידי בעל החשבונית מועבר לרשויות המע"מ תוך כדי קיזוז מסכומי מע"מ ששולמו לספקיו על ידו.
תכנון מחזור עסקי
לחשבונית המס ישנו תפקיד חשוב מרכזי נוסף שקשור להתחשבנות מול מס הכנסה – סיכום כל החשבוניות הוא הבסיס שעל פיו משולם מס הכנסה, כמובן, תוך כדי קיזוז בהוצאות של העסק. אחד מהאלמנטים המשמשים את המנהלים לטובת תכנון מס עתידי הוא ריכוז רבעוני של המחזור העסקי שמתבסס על חשבוניות המס שהוצאו.
רבים מהעסקים המקבלים מאזן בוחן חצי שנתי או תלת רבעוני יכולים לקבל החלטות לגבי הוצאות עתידיות בתקופה שנותרה עד סוף השנה, כך לדוגמא: אם על פי הדו"ח הם מגלים רווח משוער עתידי גדול הם יכולים להגדיל הפרשות לפנסיה, להרחיב הצטיידות בחומרי גלם, להגדלת משכורות וכיוצא בזה כאשר המטרה המוצהרת היא תשלום מס מופחת.
הנפקת חשבוניות מס דיגיטליות
ניתן להוציא חשבוניות מס כתובות המתאימות לשיטות המסורתיות "הישנות", אך כיום רבים יותר ויותר עוברים לאפשרות המתקדמת והחדשנית של הנפקת חשבוניות מס ממוחשבות דיגיטליות. החוק שמסדיר את נושא החשבוניות הדיגיטליות נחקק בשנת 2003. שיטה זאת יעילה מאוד, נעשית באמצעות האינטרנט ונדרשים לה שני תנאים חשובים:
- חתימה דיגיטלית שתפקידה למנוע זיופים ואשר נועדה להכרה של רשויות המס.
- יש צורך בהסכמת הלקוח לקבלת חשבוניות אלו. הסכמתו משמעותה, בין היתר, היא שהוא ערוך ובעל תשתית המתאימה לקליטתן.חשוב לציין, כי הלקוח חייב לאחסן את החשבוניות במערכת שלו למשך 7 שנים כמקובל. רק חשבונית מקורית היא זאת שמוכרת על ידי רשויות המס. ניתן להוציא העתקים אבל הם נועדו רק לביקורת.
יתרונות והתאמה
לחשבונית הממוחשבת יתרונות רבים, בין היתר היא חוסכת בעבודה משרדית מורכבת שמוצפת בניירת, בכוח אדם, בתשלומים עבור מסמכים, בולי דואר ועוד. החשבונית הדיגיטלית מופקת על ידי תוכנת מחשב וממילא מרבית התכתובות הבין-עסקיות מתבצעות בדרך זאת. כך מסמכים מגיעים במהירות ליעדם ואין חשש לאובדן מכתבים שנשלחים בדואר וגם ניתן לקבל תשלום באופן מהיר יותר.
כל עסק חייב להודיע לרשויות המס על כוונתו להשתמש בחשבוניות דיגיטליות, כאשר לא לכל עסק מתאימה השיטה – עסקים קטנים יעדיפו הוצאת חשבוניות כתובות עם העתקים הנשלחים באמצעות מייל, אבל העסקים הגדולים יעדיפו הוצאת חשבוניות ממוחשבות בזכות יתרונותיה השונים שהוזכרו לעיל.
