אומרים שאיש מקצוע טוב הוא כזה שיודע להתאים עצמו לזמנים המשתנים. איש מקצוע שמתעדכן בשינויים, מתקדם ביחד איתם, ולא נותר מאחור בשל שימוש בשיטות עבודה ישנות או בגלל דבקות בתפיסות אשר שייכות לעידנים קדומים. ומה שנכון לגבי כל בעל מקצוע, נכון עוד יותר לגבי אחד מבעלי המקצוע החשובים ביותר בחייו של כל אדם עצמאי: רואה החשבון של העסק שלו.
תארו לכם רואה חשבון שעדיין מחשב סכומים שונים בעזרת חשבונייה, כזו המורכבת מחרוזים צבעוניים. זה יכול להיות גימיק נחמד או קישוט משרדי נאה, אבל בעידן הנוכחי, עידן של מחשבים ושל סמארטפונים, אי אפשר להמשיך ולדבוק בשיטה הארכאית הזו.
נכון, מדובר בדוגמה קיצונית, שכנראה לא קיימת כיום בעולם המערבי, אך היא ממחישה בצורה טובה עד כמה חשוב שרואה החשבון יהיה מעודכן בכל העת ויעשה שימוש בחידושים בהתאם לקצב ההתקדמות של העידן הטכנולוגי שבו אנו חיים.
רואה חשבון טוב ומנוסה, כך יודע כל בעל עסק מתחיל, יכול להיות 'מציל חיים' ממש: הוא עושה סדר בעניינים הכספיים, הוא מארגן את הפעילות הקבועה וקובע לה סטנדרטים, ופועל בצורה נכונה מול רשויות המס. כיום, חלק מזה הוא פעילות נכונה בעידן הדיגיטלי.
חשבוניות אלקטרוניות, ריכוז מידע אוטומטי על המחשב ושימוש ב'קופה רושמת'
רואה החשבון צריך להיות מודע לכל החידושים הקיימים בתחום הנהלת החשבונות, המיסוי וראיית החשבון. הוא, למשל, צריך להיות מודע לאפשרות להשתמש בחשבוניות אלקטרוניות – חשבוניות שנוצרות על גבי המחשב, ולמעשה מועברות בין הצדדים (בעל העסק, הספקים ונותני השירותים) בצורה וירטואלית ולא פיזית. ישנם רואי חשבון שעלולים להתנגד לכך, או שהתנגדו לכך בעבר, אך כיום מדובר בסטנדרט שכולם עובדים לפיו.
רואה חשבון עדכני גם יודע שהיום, בעזרת התוכנות השונות, הוא יכול לרכז את כל המידע הרלוונטי במקום אחד, לשתף בו בקלות את הלקוח ואף לקבל ממנו חומרים בצורה אוטומטית (לדוגמה: שליחת חשבוניות אחת לחודש דרך התוכנה המקוונת להפקת חשבוניות). למעשה, הפעולות הללו עשויות לסייע בקיצור תהליכים ולהפוך גם את עבודתו ליעילה יותר – וכך גם את התנהלות העסק.
רואה חשבון מנוסה ומעורה בפרטים, מכיר גם את כל החידושים הנוגעים לקופה רושמת, שדרכה אפשר לבצע היום אינספור פעולות בתחום הנהלת החשבונות. פעולות שייטיבו עם כל הצדדים בכל הנוגע להתנהלות הכספית של העסק: דו"חות מלאי תקופתיים ויזומים, הפקת חשבוניות מהירה, ריכוז מידע חשוב על פעולות כספיות, שירות מהיר ללקוחות ועוד. כל אלו דברים שעל רואה החשבון להיות מודע להם, כדי שיוכל להבטיח לבעל העסק התנהלות נכונה, 'חלקה' וזורמת בכל שלב של התנהלות העסק.
