הנהלת חשבונות לעמותות – איך זה עובד?
עמותות הן גופים אשר מוקמים למטרות מיוחדות ואין להן כוונות רווח. יחד עם זה, חוק העמותות מחייב שקיפות בהתנהלות ומחייב אותן להיות מאוזנות, ובמילים אחרות: כמות ההוצאות חייבת להיות זהה לכמות ההכנסות. מרבית ההכנסות מגיעות מתקבולים ממשלתיים ואחרים ומתרומות ואילו ההוצאות השוטפות אמורות לשקף את אופי הפעילות של העמותה.
כל עמותה חייבת לנהל את מערכת החשבונות שלה בצורה מסודרת וממוחשבת והדרך הטובה ביותר היא לעשותה באמצעות בעלי מקצוע מהשורה הראשונה כדוגמת מנהלי ורואי חשבון אשר מכירים את כל עולם החשבונאות על בוריו, חוקי המיסוי השונים, דרך התנהלות הבנקים והמוסדות הפיננסיים האחרים ויודעים לנהל כל מערכת חשבונאית בכל גוף עסקי, מוסדי ו/או גוף השייך לעמותות.
פיקוח על חשבוניות וקבלות
מערכת הנהלת חשבונות פועלת באופן סיסטמתי ומממחשב וכל תקבול או הוצאה מוכנסים לסיווג המיועד לכך. בעמותות בעלות פעילות ענפה יש עשרות ומאות פעולות חודשיות ויותר, ויש צורך לעקוב אחריהן. המעקב נעשה על פי חשבוניות וקבלות שמתקבלות בטור ההוצאה ואשר עבורן משלמים בצ'קים, בהעברות בנקאיות ובדרכים אחרות.
ישנו צורך לוודא באופן שוטף כי החשבוניות והקבלות שמתקבלות אכן תקניות ומקובלות על ידי הרשויות הממשלתיות המפקחות. מנהל חשבונות מנוסה יכול להעיר על קבלות או חשבוניות שאינן תקניות ולדרוש אחרות במקומן. בסעיף ההכנסה מופיעים תקבולים שונים שהתקבלו, כאמור, מגופים שונים. מערכת ממוחשבת יכולה לתת דו"ח מצב בכל רגע נתון ובלחיצת כפתור אחת. כך, יכול להכיר מנהל כספים של העמותה או המנכ"ל את מצבה הפיננסי של העמותה על אתר.
הנפקת דו"חות מסודרים
הנהלת חשבונות מסודרת נדרשת לספק דוחות שונים וכן מסמכים לצרכים שונים, לעיתים, הם נדרשים בעת משא ומתן מול בנקים, מול תורמים, מול גופי ביקורת שונים ועוד.
מנהל חשבונות מקצועי יכול לתמוך במנהל העמותה בדיונים, בהסברים, בביאור נתונים שונים ועוד, ותרומתו עשויה להיות חשובה. הנהלת חשבונות חיצונית יכולה להתריע על טעויות, על פעולות לא נכונות או לא חוקיות שבוצעו במסגרת ההתנהלות הכספית ויכולה למנוע כניסה לפינות לא נכונות בהתנהלות הכספית השוטפת. עמותה היא גוף הפועל בשקיפות מרבית והמעקב חיוני ונדרש. יש צורך לעמוד על המשמר בנושאי הוצאות, תקבולים ובנושאים חשבוניים נוספים.
ניהול חשבונות מקצועי
במרבית המקרים במחוזותינו, כל מנהל/ת עמותה טרודים בשלל מטלות ברמה היומיומית השוטפת. עיקר עבודתם בניהול תקין של העמותה, גיוס כספים, ביצוע משימות יומיות ושנתיות שונות ולכן, במקרים רבים, עסוקים הם עד למעלה מראשו בכדי לטפל כראוי בפעולות החשבונאות המתוארות.
במקרה שכאלו, רצוי ואף מומלץ מאוד לשכור שירותי הנהלת חשבונות חיצוניים ומקצועיים שיעשו את העבודה הנדרשת בתחום ויפטרו את הגורמים המנהלים מהאחריות לניהול תקין של כל מערך החשבונאות של העמותה. ניהול חשבונות הינו משימה קריטית וכל טעות יכולה לגרום לנזקים לעמותה, לחבריה ולהנהלתה. ההוצאה הכספית עשויה להיות זניחה ביחס לתמורה שהיא מביאה. תקלה חשבונאית עלולה לגרום לאובדן כסף, לחוסר תשומת לב בנוגע לתקבול שאמור להתקבל, לתשלום מיותר וכיוצא בזה.
